Legislación

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

1.1. Autorización de la eliminación Los documentos de la Administración del Estado sólo pueden eliminarse con autorización del órgano competente y tras el correspondiente proceso de valoración, regulado en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre. En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos de la Administración General del Estado o de sus Organismos públicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación.

1.2. Destrucción física Una vez autorizada, la destrucción física de unidades o series documentales se llevará a cabo por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

PROCESO DE DESTRUCCIÓN

La protección de la intimidad de las personas y la defensa de los intereses de la Administración exigen que, como recoge la normativa vigente, los documentos que se eliminan sean destruidos de forma que su reconstrucción y la posterior utilización de la información que contienen sea imposible. Para hacerlo así, el proceso de destrucción debe estar sometido a estrictos controles que garanticen la seguridad, eficacia y confidencialidad del mismo.

2.1. Almacenamiento Los documentos que van a ser eliminados deben estar protegidos hasta el momento de su destrucción física. El lugar o los contenedores donde se almacenan los documentos que se van a eliminar requieren medidas de seguridad eficaces frente a posibles intromisiones exteriores. No deben permanecer al descubierto en el exterior de los edificios. Tampoco deben amontonarse en lugares de paso, ni en locales abiertos. Se deben guardar en locales o contenedores que dispongan de mecanismos de cierre que garanticen su seguridad.

2.2. Transporte El transporte, en su caso, hasta el lugar donde va a llevarse a cabo la destrucción debe garantizar igualmente que durante el traslado no se produzcan sustracciones, pérdidas ni filtraciones de información. Todas las operaciones de recogida, carga y descarga de los documentos o sus contenedores, así como la conducción de los vehículos que los transportan, deben ser realizadas por personal debidamente autorizado y fácilmente identificable. Los documentos deben ser llevados directamente al lugar donde esté prevista la destrucción, en vehículos cerrados que recorran el trayecto sin paradas ni interrupciones.

2.3. Destrucción La destrucción debe ser inmediata y hacer imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.

Los documentos no deben depositarse en contenedores, al descubierto ni en paquetes, cajas o legajos, junto con el resto de los desechos.
Por otra parte, puede almacenar intacto, durante un tiempo indeterminado y sin ninguna medida de seguridad, el material reciclable en espera de reunir una cantidad suficiente de papel de un mismo tipo o color.

El enterramiento de los documentos no supone la desaparición inmediata de la información. Antes al contrario, se ha comprobado que el papel se conserva más tiempo enterrado que si se dejase al aire libre.

La incineración acaba con la información, pero resulta peligroso para el entorno, puede perjudicar al medio ambiente e impide el reciclaje.

El método más adecuado es la trituración mediante corte cruzado, previa a la entrega para reciclaje. El papel se hace tiras o partículas, cuyo tamaño se elegirá en función del nivel de protección requerido por la información contenida en los documentos a destruir.
En este sentido, la norma DIN 32757 establece cinco grados de seguridad y determina el tamaño máximo de la tiras o partículas en función de ese nivel:

Nivel Tamaño
1 Partícula de un máximo de 12 mm de ancho Documentos generales que deben hacerse ilegibles
2 Partículas de un máximo de 6 mm de ancho Documentos internos que deben hacerse ilegibles
3 Partícula de un máximo de 2 mm. de ancho Partículas de un máximo de 4×80 mm. Documentos confidenciales
4 Partículas de un máximo de 2 x 15 mm. Documentos de importancia vital para la organización que deben mantenerse en secreto
5 Partículas de un máximo de 0,8 x 12 mm. Documentos clasificados, para los que rigen exigencias de seguridad muy elevadas.

La mayor parte de los proveedores de máquinas destructoras de papel o de servicios de destrucción de documentos utilizan esta norma como referencia para indicar los niveles de seguridad ofrecidos.
Según la nueva norma UNE-EN-15713 los niveles se extenderán a un máximo de 8 correspondiéndose con las siguientes medidas:

Nivel ÁREA MEDIA DE LA SUPERFICIE DEL MATERIAL ANCHO MÁXIMO DE CORTE METODO DE DESTRUCCIÓN
mm2 mm
1 5000 25
2 3600 60
3 2800 16
4 2000 12
5 800 6
6 320 4
7 30 1
8 10 0.8

2.4. Garantías en caso de contratación externa La contratación de una empresa especializada en servicios de destrucción de documentos puede resultar, en función del volumen de documentación y de los medios técnicos exigidos, una opción aconsejable.
Al contratar este servicio es importante asegurarse de que la empresa contratada cumple los requisitos expuestos y puede comprometerse a:

• Garantizar la destrucción de los documentos en sus instalaciones y con medios propios, sin subcontratos que conlleven el manejo de los documentos por parte de otras empresas sin conocimiento del responsable de los documentos.
• Permitir que, siempre que lo estime conveniente, un representante del responsable de los documentos presencie la destrucción de los documentos y compruebe las condiciones en que se realiza y los resultados.
• Certificar la destrucción de los documentos, dejando constancia del momento y de la forma de destrucción.

 

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