Legislación
Eliminación de Documentos
1.1.Autorización de la eliminación Los documentos de la Administración del Estado sólo pueden eliminarse con autorización del órgano competente y tras el correspondiente proceso de valoración, regulado en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre. En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos de la Administración General del Estado o de sus Organismos públicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación.
1.2. Destrucción física Una vez autorizada, la destrucción física de unidades o series documentales se llevará a cabo por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.
Norma de Destrucción de documentos
El método más adecuado es la trituración mediante corte cruzado, previa a la entrega para reciclaje. El papel se convertirá en partículas, cuyo tamaño se elegirá en función del nivel de protección requerido por la información contenida en los documentos a destruir.
En este sentido, la norma DIN 66399 establece cinco grados de seguridad y determina el tamaño máximo de la tiras o partículas en función de ese nivel:
Nivel Tamaño
1 Partícula de un máximo de 12 mm de ancho Documentos generales que deben hacerse ilegibles
2 Partículas de un máximo de 6 mm de ancho Documentos internos que deben hacerse ilegibles
3 Partícula de un máximo de 2 mm. de ancho Partículas de un máximo de 4×80 mm. Documentos confidenciales
4 Partículas de un máximo de 2 x 15 mm. Documentos de importancia vital para la organización que deben mantenerse en secreto
5 Partículas de un máximo de 0,8 x 12 mm. Documentos clasificados, para los que rigen exigencias de seguridad muy elevadas.
La mayor parte de los proveedores de máquinas destructoras de papel o de servicios de destrucción de documentos utilizan esta norma como referencia para indicar los niveles de seguridad ofrecidos.
Según la nueva norma UNE-EN-15713 los niveles se extenderán a un máximo de 8 niveles correspondiéndose con las siguientes medidas:
|
Nivel |
ÁREA MEDIA DE LA SUPERFICIE DEL MATERIAL |
ANCHO MÁXIMO DE CORTE METODO DE DESTRUCCIÓN |
|
mm2 |
mm |
|
|
1 |
5000 |
25 |
|
2 |
3600 |
60 |
|
3 |
2800 |
16 |
|
4 |
2000 |
12 |
|
5 |
800 |
6 |
|
6 |
320 |
4 |
|
7 |
30 |
1 |
|
8 |
10 |
0.8 |
Garantías en caso de contratación externa
La contratación de una empresa especializada en servicios de destrucción de documentos es la opción más rentable e inteligente que puede adoptar una empresa en estos momentos, obtendremos un retorno de beneficios inmediato:
- Perfecto cumplimiento con el RGPD, acompañado con los certificados validos en la comunidad europea.
- Evitar posibles filtraciones de información dentro de su compañía mediante el uso de nuestros contenedores de aluminio de alta seguridad, cerrados con llave y con precintos de seguridad
Al contratar este servicio es importante asegurarse de que la empresa contratada cumple los requisitos expuestos y puede comprometerse a:
• Garantizar la destrucción de los documentos en sus instalaciones y con medios propios, sin subcontratos que conlleven el manejo de los documentos por parte de otras empresas sin conocimiento del responsable de los documentos.
• Permitir que, siempre que lo estime conveniente, un representante de su compañía visualice de forma presencial o en remoto, la destrucción, de los documentos y compruebe las condiciones en que se realiza y los resultados.
• Certificar la destrucción de los documentos, dejando constancia del momento y de la forma de destrucción.
